Komputerisasi pencatatan kas kecil pada usaha simpan pinjam

Dalam mengelola manajemen keuangan diperlukan pencatatan akuntansi yang sistematis. Dan hal ini bukanlah pekerjaan yang mudah. Apalagi jika pembukuan tersebut belum terkomputerisasi, masih dilakukan secara manual. Terkomputerisasi disini berarti menggunakan program akuntansi untuk mencatat semua aliran keuangan dan aset perusahaan. Dengan komputerisasi maka akan diperoleh laporan keuangan secara terperinci dan akurat.

Umumnya dalam suatu perusahaan menggunakan sistem pemisahan kas dalam pencatatan pembukuannya. Maksudnya adalah untuk lebih menyederhanakan proses pembukuan sehari-hari. Untuk transaksi yang berhubungan dengan biaya operasional intern perusahaan sehari-hari yang tidak terlalu besar biasanya digunakan kas kecil. Dan kas besar untuk mencatat arus kas yang lebih global ( modal, rugi laba dan sebagainya).

Terutama pada usaha simpan pinjam, cara ini sangat membantu dalam pencatatan pembukuan. Mengingat produk usaha simpan pinjam adalah modal cash, maka menggunakan kas kecil dalam operasional kantor dapat menghindarkan pencatatan dari terjadinya selisih. Meskipun demikian selisih saldo ataupun setoran masih seringkali terjadi (karena pencatatannya masih manual). Dengan menggunakan program akuntansi maka perusahaan bisa terhindar dari masalah tersebut. Karena jika terjadi selisih maka akan mudah untuk melacaknya.

Proses buka dan tutup kas kecil ini dapat dilakukan dalam periode harian, mingguan ataupun bulanan tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Tapi prosedurnya tetap sama, yaitu pada awal periode kas besar melakukan transfer ke kas kecil dan pada akhir periode kas kecil ditutup (kas kecil = 0) dengan cara transfer ke kas besar.



Misalnya kas kecil mingguan, maka setiap hari senin kas besar akan melakukan transfer ke kas kecil, yang kemudian digunakan untuk transaksi internal perusahaan. Jika usaha telah terkomputerisasi maka langkah pertama anda bisa membuat perkiraan kas besar dan kas kecil. Jika sudah maka bisa dilakukan input transaksi tersebut.

Selanjutnya secara otomatis juga akan diperoleh jurnalnya sebagai berikut :

Lalu bagaimana mencatat pengeluaran yang langsung dari kas besar ? Untuk pengeluaran dalam jumlah besar dan langsung dibiayai oleh kas besar maka pencatatannya digunakan transaksi bank. Misalnya saja piutang karyawan. Untuk karyawan yang meminjam uang pada kantor tentu saja harus melalui persetujuan dari kepala bagian keuangan. Dan biasanya pinjaman tersebut diambilkan dari kas besar. Pencatatan pada kas kecil digunakan sebagai pengingat potongan gaji dari karyawan tersebut.

Pada akhir minggu kas kecil harus menutup kas nya, dengan mengembalikan sisa kas pada kas besar (kas kecil harus nol). Dengan pemisahan kas kecil dan kas besar, maka pengelolaan keuangan perusahaan menjadi lebih sederhana. Dan dengan komputerisasi maka tidak akan terjadi selisih keuangan antara kas kecil dan kas besar.